시리즈:글쓰기에 입문하려는 히치하이커를 위한 안내서/보고서

창작, 이젠 무섭지 않아요.

이제 우리도 소비만 하지 말고 생산을 해 보아요.

이 문서는 안내서 시리즈이며, 집단연구 문서입니다.

이 문서에는 독자적으로 연구한 내용이 들어갑니다. 다른 사람의 의견을 존중하면서 무례하지 않도록 작성해 주시고, 의견 충돌 시 토론 문서에서 토론해 주세요.

보고서(報告書)는 문제, 결과, 현황 등을 문건으로 알리기 위해 작성하는 문서로 주로 자신의 상급자 및 관계자들에게 배포하기 위해 작성하는 문서를 말한다. 대학교에서는 이를 리포트(Report)라고 부르지만, 리포트를 한국어로 번역하면 보고서라는 말이 되니 그 말이 그 말인 셈이다.

작성법

학생의 경우

보통 중학교, 고등학교 선생님들이 제목, 목차, 글자 크기 등을 세세하게 정해주고 주제까지 결정해주기도 하여 규칙에 맞게 작성하여 제출하면 그만이다. 다만, 그런 것이 아닌 제목과 주제 혹은 주제만 결정한 뒤 학생에게 재량껏 작성해오라는 선생님들도 더러 있어서 약간의 혼란을 겪을 수 있다.

이럴때는 제목 표지, 내용을 우선하여 작성하는 것이 좋다. 목차를 따로 마련하라는 지시가 없는 경우에는 목차를 마련 할 필요는 없고, 제목 표지 역시 신경쓰지 말라고 한다면 제목 표지를 만들 필요도 없다. 그러나 제목을 명시하라고 한 경우에는 첫 페이지 첫 줄에는 반드시 제목을 명시해야 하며 제목의 경우 내용보다 약 2배 크기를 갖는 것이 좋고, 제목과 내용 사이를 한 칸 띄워준다. 문단이 시작 될 때마다 2번 띄워서 작성하면 보기 좋다.

제목은 당연하지만, 주제에 맞춰 작성하는 것이 좋다. 신선한 제목이 떠오르지 않는다면, 주제에서 벗어나지 않는 한도 내에서 어순을 바꾼다던지, 질문식으로 바꾼다던지, 단어를 바꿔 쓰는 등 주제와 제목을 조금 달리 하려고 하자.

제목 표지에 따로 양식을 걸어두는 과제의 경우 절대적으로 해당 양식을 지켜서 과제를 수행하도록 하자. 교수 재량에 따라 다르지만 이런 표지 하나 안 만들었다고 점수를 후하게 깎아주시는 교수님들도 더러 있으시다. 내용이 참으로 부실하더라도 기본까지 부실해서 안하느니만 못한 과제는 내지 않도록 하자.

다만, 자료를 조사하여 제출하는 단순한 보고서인 경우에는 제목을 비튼다던지 목차를 마련한다던지 제목 표지를 만드는 것 보다 인터넷에서 쉽게 검색 할 수 있는 내용을 이것저것 "짜집기"로 긁어서 제출하지 말자. 신경을 쓰지 않는 선생님들이야 별 관심을 주지 않겠으나, 대체로 짜집기하여 걸리는 경우에는 높은 점수를 받기는 어렵다.

특히, 대학생인 경우에는 교수가 레포트라는 명목으로 보고서를 제출하라고 압박을 넣는 일이 흔한데, 양식을 하나 만들어서 조금씩 변형해가며 돌려쓰는 것을 추천한다. 특히, 다양한 과목 및 서로 다른 교수의 수업을 듣는 경우에는 양식을 똑같이 하여 제출해도 무방하다. 어차피 양식이야 기본만 지키면 넘어가고, 그 안의 내용을 중시하기 때문에 항상 동일하게 양식을 만들어서 대충했다는 느낌만 피할 정도로 만들면 그만이다. 대학생도 마찬가지로 짜집기 했다가 걸리면 A는 물론이고, B까지 못 받는 수가 생기니 눈치껏 시도하자.

직장인의 경우

보통 6하원칙에 기간과 수량까지 합쳐서 작성하는 보고서라고 생각하면 쉽다. 6하원칙인 '언제' '어디서' '무엇을' '누가' '어떻게' '왜' 의 6가지와 "어떻게"를 구체화 시킨 '얼마동안' '얼마나' 가 더 붙는 셈이다.

학생의 신분에서 작성하는 보고서인 경우 어리숙함을 인정하거나, 보고서의 구조 보다 내용에 중점이 맞춰져 있어서 가독성이나 내용의 끝맺음을 그다지 크게 보고 있진 않으나, 직장인의 전문 보고서는 보고를 받는 사람과 다른 부서의 사람도 알아볼 수 있을 정도로 작성해야 한다. 쉽게 말하면, 자신이 보고서를 작성하고 나서 일일히 옆에서 부연설명을 하면 "너, 다른 사람이 보고서 볼 때마다 이렇게 설명하고 다닐 거야?" 라는 핀잔을 받게 될 수 있다.

그러므로 정의는 확실해야한다. 예를 들어, 도움을 구해야 하는 부분에서 '도움을 주셨으면 좋겠습니다' 라는 식의 맺음은 좋지 못하다. 확실하게 '이러한 부분은 도움이 필요합니다' 라던지 '이런 부분은 이런 조건 때문에 도움이 필요합니다' 라는 식으로 작성해야 보고서를 받는 당사자 뿐 아니라 당사자가 다른 부서에 전달하더라도 보고 내역을 확인하여 사무처리를 도울 수 있다.

다만, 무작정 길게 쓰지는 말자. 예를 들면, '설비 부품이 500개 모자릅니다. 8월 11일까지 부품 입고가 되어야 우리 인부들이 9월 중순까지 설비를 무사히 마칠 수 있습니다' 라고 적으면 상급자가 읽다가 당신을 부를 수 있다. 여기서 문제인 것은 '부품이 있어야 인부들이 9월 중순까지 마친다'는 것은 상급자도 이미 알고 있는 사항일 가능성이 높다. 당최 처음부터 싹 보고하라는 내역을 작성 할 때에도, 이런 식으로 문장을 길게 늘여놓는 것은 가독성을 떨어뜨린다. 앞서 말한 것 처럼 확실한 정의를 위하여 '부품 500개 부족. 공급 바람' 정도로 압축하여 '부품 500개가 부족합니다. 공급이 필요합니다.' 정도로 존댓말을 붙여 작성하는 것이 깔끔하다고 할 수 있다.

그러나 이런 규칙들을 몽땅 바닥으로 던지는 가장 중요한 규칙이 있다. 그것이 바로 '회사 내의 암묵적인 규율'에 의한 보고서 양식이라는 것이다. 쉽게 말하면, 회사에서 3줄 요약을 원한다면 아무리 길게 늘이고 자세하게 쓸 수 있어도 3줄 요약이 가장 좋은 보고서라고 칭찬 받을 수 있다는 것이다. 아무리 본인이 보고서에 대해서 빠삭하게 알고, 실전 경험도 수년이 넘는다고 하지만 현장에서 무쓸모라고 여겨진다면 그저 이면지 취급을 받게 될 것이다. 그러므로, 가능하면 다른 직원들이나 전임자가 작성했던 보고서 문건들을 확인해가며 보고서 양식이 어떤지, 단어는 어떻게 선택하고 있는지, 내용에서 중요한 포인트가 무엇인지, 포인트를 어떻게 얼마만큼 늘여놓고 있는지 등을 파악하여 양식따라 작성하는 것이 좋은 방법이라 할 수 있다.

그 이외에도 자주 쓰이지 않는 한문을 늘여놓거나, 읽을 사람이 이해하기 어려운 말로 서술하거나, 맞춤법이 틀리면 당연히 보고서의 질이 낮아지므로 주의.

학문의 경우

학술 보고서, 기술 보고서, 연구 결과 보고, 통계 보고, 시찰 보고 등 다양한 용어로 쓰인다.

순서는 대체적으로 서문, 감사의 말, 개요, 배경 및 목적, 연구/시찰/통계 등 방법, 그에 대한 결과, 제안, 부록 및 참고문헌으로 흐른다. 학술 보고서는 대체로 활용 가능성에 대해 주의 깊게 보고 있어서 이 부분의 밀집이 강한 편이다.

다만, 이런 학문 보고서들은 관련 학자들이 읽을 때는 용어의 잘못된 선택이나 개념의 혼선으로 인한 눈살 찌뿌러짐이 있다면 관련 학자가 아닌 사람들은 무엇을 말하는지 알기 어렵기 때문에 눈살이 찌뿌러진다. 논문에서는 "기본 학문 이상"을 알고 있다는 것을 전재하고 작성하기 때문에 부연 설명이 간결하지만, 보고서는 그렇지 않기 때문에 어려운 개념이나 관련 학문에 대해서는 상세히 짚고 넘어간다.

주의사항

• 오타는 줄일 것.
• 어려운 낱말, 한문은 해당 보고서를 받는 이가 요구하는 것이 아니라면 최대한 회피 할 것.
• 일상에서 자주 사용되는 낱말로 쓰되, 보고를 받는 이가 이해하기 쉬운 낱말을 사용 할 것.
• 문장을 길게 늘여놓지 말고, 간결하게 끊어서 정리 할 것.
• 문장의 끝맺음을 확실히 할 것.
• 정의가 명확 할 것.
• 학교에 제출하는 보고서인 경우에는 관련 문헌을 각주나 맨 뒷장에 따로 표기하는 경우가 있으니 주의 할 것. 이 경우 참조한 문헌의 제목, 글쓴이, 출판사, 참조 쪽수를 기입하면 된다.